„Mein Rathaus“ verbindet Bürgerinnen und Bürger mit den Mitarbeitenden der kommunalen Verwaltung. Anträge, Termine, Dokumente, Anliegen und interne Vorgänge werden in einer gemeinsamen, rollenbasierten Plattform zusammengeführt.
Kommunale Leistungen und interne Verwaltungsprozesse laufen häufig über getrennte Systeme, E-Mails, Formulare und organisatorische Zuständigkeiten. Für Bürgerinnen und Bürger fehlt dadurch oft die Übersicht. Mitarbeitende müssen Informationen manuell zusammenführen und Vorgänge über mehrere Kanäle koordinieren.
„Mein Rathaus“ bildet beide Seiten eines kommunalen Vorgangs auf einer Plattform ab: den digitalen Zugang für Bürgerinnen und Bürger und die Arbeitsumgebung für Verwaltungsmitarbeitende.
So kann ein Anliegen von der Einreichung über die interne Zuordnung und Bearbeitung bis zur Statusanzeige strukturiert begleitet werden.
Getrennte rollenbasierte Ansichten greifen auf eine gemeinsame Vorgangs- und Serviceplattform zu. Jede Seite erhält genau die Funktionen und Informationen, die sie benötigt.
Der digitale Zugang zu kommunalen Leistungen – verständlich, transparent und jederzeit erreichbar.
Die operative Arbeitsumgebung für Vorgänge, Dokumente, Teams, Wissen, Ressourcen und Steuerung.
Der Prototyp verbindet bürgernahe Services mit internen Verwaltungsprozessen und strategischer Steuerung.
Persönliche Übersichten, Teamansichten, offene Aufgaben, dringende Fälle, Termine und Bearbeitungsstände.
Dokumentenmanagement, virtuelle Poststelle, Workflows, Prozess-Monitoring, E-Akten und Vorgangsrouting.
Onboarding, Mitarbeiter-Wiki, Protokollunterstützung, Wissenslücken-Analyse und operative Zusammenarbeit.
Arbeitslast-Prognosen, Termin- und Schichtplanung, Skill-Matching sowie bedarfsgerechte Weiterbildung.
Rechnungsprüfung, Haushaltsanalyse, Fördermittelmanagement und verständliche Haushaltstransparenz.
Verwaltungsstatistiken, Führungskräfte-Dashboards, Audit-Reports, Anomalie-Erkennung und digitale Identitäten.
Die operative Navigation bündelt persönliche Aufgaben, digitale Akten, interne Kommunikation und Wissenszugriffe.
Erweiterte Funktionsbereiche unterstützen Personal, Finanzen, Führung, Compliance und digitale Identitäten.
Informationen werden rollenbezogen dargestellt: vom persönlichen Arbeitstag bis zur übergreifenden Steuerung kommunaler Vorgänge.
Offene Vorgänge, heutige Termine, eigene Leistung und wichtige Schnellzugriffe in einer Übersicht.
Bürgeranliegen, Bearbeitungsstände, dringende Fälle, wartende Termine und Abteilungsdaten strukturiert steuern.
Eine zentrale Arbeitsansicht bündelt Anträge, Zuständigkeiten, Fristen und Statusinformationen.
Das Bürgerportal bündelt häufig benötigte Verwaltungsleistungen in einer persönlichen, leicht zugänglichen Oberfläche.
Bürgerinnen, Bürger und Verwaltungsmitarbeitende erhalten getrennte Zugänge und passende Ansichten.
Kategorie, Beschreibung, Standort und Bild werden strukturiert erfasst und für die interne Bearbeitung bereitgestellt.
Freie Zeiten für Bürgerbüro, Standesamt oder Bauamt können übersichtlich angezeigt und gebucht werden.
Im Prototyp ist KI als Assistenz für Verwaltungsmitarbeitende konzipiert. Sie bereitet Informationen auf und unterstützt Prozesse – sie ersetzt keine hoheitlichen Entscheidungen.
Entwicklungen früh erkennen und Ressourcen vorausschauend planen.
Vorgänge anhand benötigter Kompetenzen geeigneten Stellen zuordnen.
Wiederkehrende Themen, Häufungen und Handlungsfelder sichtbar machen.
Fehlende oder schwer auffindbare Informationen systematisch erkennen.
Auffällige Prozess- oder Datenmuster als Prüfhilfe kennzeichnen.
Informationen strukturieren und Entwürfe für Auswertungen vorbereiten.
Anträge, Dokumente, Termine, Zahlungen, Meldungen, Feedback und persönlicher Bearbeitungsstatus.
Prüfung, Zuordnung, Bearbeitung, Kommunikation, Dokumentation, Auswertung und Steuerung.
Aufgaben, Termine, Bürgeranliegen und Bearbeitungsstände werden passend zur internen Rolle angezeigt.
Anträge, Termine, Dokumente und Statusinformationen sind in einer persönlichen Ansicht gebündelt.
Ziel war es, eine technologische und visionäre Grundlage für ein KI-basiertes Kommunalportal zu entwickeln. Der Auftraggeber bleibt auf eigenen Wunsch anonym.
Bürgeranliegen und interne Bearbeitung werden als zusammenhängender Vorgang gedacht.
Status, Zuständigkeit und nächste Schritte können für berechtigte Rollen sichtbar werden.
Strukturierte Daten und intelligente Unterstützung erleichtern Priorisierung und Routing.
Dokumente, Aufgaben, Termine und Wissen werden in einer Arbeitsumgebung gebündelt.
Auslastung, Kompetenzen und Ressourcen lassen sich vorausschauend betrachten.
Funktionsbereiche können entsprechend dem Bedarf und den Systemen einer Kommune geplant werden.
Über eine gemeinsame Vorgangs- und Serviceplattform mit getrennten rollenbasierten Ansichten. Bürgerinnen und Bürger reichen Anliegen ein und sehen ihren Status; Verwaltungsmitarbeitende erhalten die erforderlichen Informationen, Aufgaben und Bearbeitungsfunktionen.
Mögliche Bereiche sind Online-Anträge, Dokumentenpostfach, Terminvereinbarung, digitale Zahlungen, Vollmachten, Raumreservierung, Mängelmeldungen, Feedback, Bürgerbeteiligung und die Nachverfolgung offener Vorgänge.
Das Bürgerportal erfasst Kategorie, Beschreibung, Standort und optional ein Foto. Die Meldung kann anschließend als strukturierter Vorgang an die zuständige Stelle weitergeleitet, priorisiert, bearbeitet und im Status aktualisiert werden.
KI kann beispielsweise bei Arbeitslast-Prognosen, Skill-Matching, Vorgangsrouting, der Analyse wiederkehrender Bürgeranliegen, dem Erkennen von Wissenslücken und der strukturierten Aufbereitung von Informationen unterstützen. Hoheitliche Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Menschen.
Vor einer produktiven Einführung sind eine kommunenspezifische Fachkonzeption, Schnittstellenanalyse, Betriebsplanung sowie Datenschutz-, Sicherheits- und Barrierefreiheitsprüfungen notwendig. „Mein Rathaus“ zeigt diese Zielidee als erfolgreich entwickelter technologischer und visionärer Prototyp.
Der Prototyp ist modular und integrationsfähig konzipiert. Welche Fachverfahren, Kalender-, Dokumenten-, Identitäts- oder Kommunikationssysteme angebunden werden können, muss für die jeweilige Kommune technisch und organisatorisch geprüft werden.
AI Techno Center konzipiert individuelle KI- und Digitalplattformen. Der Prototyp „Mein Rathaus“ wurde von November 2024 bis Mai 2025 unter der Leitung von Svetlana Badak als Founder und Solution Architect entwickelt. Der Auftraggeber bleibt auf eigenen Wunsch anonym.
Wir analysieren Ihre Ausgangslage, priorisieren geeignete Anwendungsfälle und entwickeln eine tragfähige Zielarchitektur für Ihre Kommune oder kommunale Organisation.
